Institutionsadministrierende

In minnit‘ gibt es für Schulen und Institutionen eine freiwillige Administrierenden-Rolle. Diese Rolle hat neben Lernbegleitenden-Rechten zusätzliche Adminrechte für die Institution: 

  • Einsicht und Verwaltung gemeldeter Vorlagen und Umfragen der Institution (bei Eskalation)
  • Verwaltung der E-Mail-Domain zur automatischen Freischaltung von Konten
  • Anlegen und Verwalten von Gruppen innerhalb der Institution
  • Verwaltung aller Nutzerkonten der Institution

Hinweis: Es wird empfohlen, den Admin-Account nur für Adminzwecke zu nutzen und zum Erstellen von Vorlagen und zum Durchführen von Umfragen einen separaten personenbezogenen Lernbegleitenden-Account zu nutzen.


Jede Institution kann das Administrationskonto nutzen, das insbesondere für organisatorische und datenschutzrelevante Aufgaben vorgesehen ist. Eine Pflicht zur Nutzung besteht nicht. Wenn eine Institution sich dafür entscheidet, das Konto nicht zu benutzen, werden eventuell gemeldete Vorlagen und Umfragen zum Betreiberadmin eskaliert.

Hinweis: Für bereits im System hinterlegte Institutionen existiert in der Regel bereits ein Administrationskonto. Dieses ist mit der offiziellen Institutionsadresse (z. B. schulleitung@…) verknüpft. Der Zugang erfolgt über die Passwort-zurücksetzen-Funktion sowie die anschließende Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung.


Bei neu registrierten Institutionen:
Wenn eine Institution neu registriert wird, registriert die zuständige Person zunächst die Institution mit einer nicht-personenbezogenen E-Mail-Adresse. Anschließend muss ein Konto mit derselben Institutions-E-Mail-Adresse erstellt werden, die bei der Registrierung verwendet wurde. Dieses Konto wird nach Prüfung durch das minnit’-Team zur Administrierenden-Rolle hochgestuft.

Hinweis: Die Administrationsaufgabe kann bei Bedarf an eine andere verantwortliche Person innerhalb der Institution delegiert werden.

 

Erste Schritte nach dem Einloggen als Admin

Nach dem ersten Login mit Administrierenden-Rechten empfiehlt es sich, einige grundlegende Einstellungen vorzunehmen, um die Institutionsverwaltung vollständig einzurichten.
 

  • Schritt 1: Einrichtung des Admin-Profils

Im ersten Schritt werden die Profildaten sowie Kontaktdaten hinterlegt. Persönliche Einstellungen wie die Sprache können direkt angepasst werden. 
 

  • Schritt 2: Domain für automatische Bestätigung definieren

Über den Administrationsbereich kann eine offizielle E-Mail-Domain der Institution definiert werden. Das bedeutet, dass sich Personen mit einer E-Mail-Adresse dieser Domain selbst registrieren können. Konten werden automatisch der Institution zugeordnet und freigeschaltet und müssen nicht mehr einzeln durch die Institutionsverantwortliche bestätigt werden. 

Weitere Informationen zum Festlegen einer Domain finden sich hier (Link).
 

Nun können die ersten Gruppen erstellt werden. Die Zuweisung von Mitgliedern erfolgt entweder manuell oder automatisch durch Weitergabe des Gruppencodes. 

Weitere Informationen zu Gruppen finden sich hier (Link).
 

  • Optional: Verwaltung von Accounts

Bestehende Konten können Gruppen einzeln manuell hinzugefügt werden. Die Rechtevergabe und Zuordnung zu Gruppen erfolgt über die Benutzer:innenverwaltung, unter Konten.
 

  • Optional:  Adminaufgabe an einer anderen Person delegieren

Die Administrationsaufgabe kann bei Bedarf an eine andere verantwortliche Person innerhalb der Institution delegiert werden. 

Weitere Informationen zur Delegation der Admin-Rolle finden sich hier (Link).
 

  • Optional: Schulung und Support

Für einen erfolgreichen Start steht ein umfassender Hilfebereich zur Verfügung. Bei Fragen steht gerne der Support (link) zur Verfügung. Wenn Einführungsworkshops gewünscht werden, kann das Supportteam im Rahmen seiner Kapazitäten unterstützen.